Was ist Business Management und welche Tools können genutzt werden?

Haben Sie sich jemals gefragt, wie führende Unternehmen ihrer Konkurrenz stets einen Schritt voraus sind? Routineaufgaben sind ein entscheidender Bestandteil der Unternehmensführung. Dazu gehören beispielsweise die Einholung von Genehmigungen, das Einarbeiten neuer Mitarbeiter und das Erstellen von Arbeitsabläufen. Mit der richtigen Business-Management-Software können Sie diese Prozesse erheblich vereinfachen.

Ohne ein entsprechendes Business-Management-Tool ist die regelmäßige Durchführung solcher Aufgaben äußerst zeitaufwändig. Deshalb ist ein exzellentes Business Process Management (BPM) so wichtig. Die Wahl der richtigen Business-Management-Tools ermöglicht es Unternehmen, Routineaufgaben zu automatisieren und so wertvolle Zeit und Ressourcen freizusetzen.

BPM ist mehr als nur ein Tool – es ist eine Denkweise, die alltägliches Chaos in produktive Abläufe verwandelt. Begleiten Sie uns, während wir die Essenz von BPM, seine Hauptvorteile und die Tools, die es in der Geschäftswelt zum Leben erwecken, näher beleuchten.

Was ist Business Process Management?

Laut BPMInstitute.org definiert, verbessert und verwaltet BPM die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, um eine klare strategische Ausrichtung, Ressourcenausrichtung und operative Disziplin zu erreichen. Der Fokus dieser unternehmensweiten, strukturierten Strategie liegt darauf, hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Die Grundannahme dabei ist, dass ein prozessorientierter Ansatz erforderlich ist, um zu erkennen, welche Produkte und Dienstleistungen von den Verbrauchern am meisten geschätzt werden. Durch die Identifizierung und Analyse zentraler Unternehmensprozesse können Unternehmen den Unterschied zwischen dem, was Kunden wünschen, und dem, was sie leisten können, erkennen.

Es ist jedoch wichtig, eine Sache klarzustellen. Business Management mag auf den ersten Blick ähnlich wie Projekt- und Aufgabenmanagement erscheinen, geht jedoch weit über diese Bereiche hinaus. Während sich das Projektmanagement auf einmalige Aufgaben konzentriert und das Aufgabenmanagement einzelne zugewiesene Tätigkeiten umfasst, betrachtet BPM den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

BPM legt den Fokus auf Aktivitäten, die Mitarbeiter immer wieder ausführen müssen. Diese umfassendere Perspektive ist entscheidend, um das Funktionieren von Organisationen vollständig zu verstehen.

Denken Sie nun an die Stärke eines kontinuierlichen Reengineering-Prozesses. Unternehmen, die BPM einsetzen, können ihre allgemeinen Arbeitsabläufe vereinfachen, was ihnen Zeit und Geld spart. Business-Process-Management-Software mit Funktionen wie Aktivitätsverfolgung, fortschrittlicher Analytik und Entscheidungsmanagement organisiert Systeme, Personen, Informationen und Materialien so, dass Unternehmen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Wo liegt also der eigentliche Wert? Dank BPM haben sich digitale Transformationsinitiativen erheblich beschleunigt. Organisationen können schneller auf neue Technologien und Marktveränderungen reagieren, wenn sie ihre Geschäftsprozesse im Griff haben. Digitale Agilität spielt in der heutigen Zeit eine zentrale Rolle, und BPM hat sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen entwickelt, die ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten möchten.

Welche Schritte sind notwendig, um Geschäftsprozesse zu verbessern?

Die Transformation von Unternehmensabläufen bietet durch BPM zahlreiche Vorteile. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen führt zu einer besseren Erfahrung für Kunden und Mitarbeiter, transparenterer Kommunikation und effizienteren Abläufen.

Bessere Arbeits- und Kundenerfahrung

Eine BPM-Suite reduziert mühsame Arbeiten, indem sie Workflows optimiert und Informationen leicht zugänglich macht. Diese gezielte Strategie steigert die Kundenzufriedenheit, da Mitarbeiter sich intensiver auf ihre Aufgaben und Kundeninteraktionen konzentrieren können. Präzise Workflows vereinfachen zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, was die Produktivität und das Engagement fördert.

Offenere Kommunikation

Die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten in BPM verbessert die Teamkommunikation durch mehr Transparenz und Verantwortlichkeit. Dadurch sind alle auf dem gleichen Stand und wissen, was vor sich geht. Dies fördert die Zusammenarbeit und beschleunigt Prozesse.

Intelligentere und kostengünstigere Abläufe

BPM ist ein entscheidender Faktor für die Optimierung bestehender Prozesse und die strukturierte Entwicklung neuer Abläufe. Durch die Beseitigung von Hindernissen und Redundanzen steigert BPM Produktivität und Effizienz. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, schneller Ergebnisse zu erzielen und Ressourcen auf wichtigere Aufgaben umzuleiten, wodurch Abläufe wirtschaftlicher werden.

Wachstumsfreundliche Prozesse

Effizient ablaufende Prozesse und automatisierte Workflows mit BPM sind besonders hilfreich beim Ausbau globaler Aktivitäten. Klare Rollenverteilungen und konsistente Prozesse gehören zu den Vorteilen. Automatisierungsmöglichkeiten, die BPM bietet, entlasten Teams, sodass sie sich auf neue Ideen und wachstumsfördernde Prozesse konzentrieren können.

Geringere Abhängigkeit von technischen Teams

Schließlich reduzieren die Low-Code-Funktionen von BPM den Bedarf an Entwicklungsteams. Unternehmen können BPM schnell und einfach nutzen, um Automatisierungsprozesse unternehmensweit voranzutreiben. Da sie weniger auf technische Teams angewiesen sind, können Akzeptanz und Prozessanpassungen schneller umgesetzt werden.

Der Lebenszyklus des Business Process Management

Im Zentrum des Business Process Management (BPM) steht sein Lebenszyklus, eine disziplinierte Methode, um eine Gruppe effektiver und effizienter zu machen. Dieser Lebenszyklus beginnt mit der Planung und endet mit optimiertem Wachstum. Es ist eine Reise des kontinuierlichen Wachstums.

• Prozessdesign. Der erste Schritt im Prozess, bei dem das Team wichtige Kontrollpunkte und Aktivitäten festlegt, die Teil des BPM-Systems als Ganzes sind. Jedes Mitglied konzentriert sich auf Bereiche, die optimiert werden können, und entwickelt Methoden zur Erfolgsmessung, indem es Richtlinien festlegt und Aufgaben den richtigen Personen zuweist.
• Modellierung. Als nächstes stellt die Gruppe den gesamten Prozess dar, einschließlich Zeitplänen, Stellenbeschreibungen und der Art und Weise, wie die Daten durch das System fließen. Für Genauigkeit und Klarheit wird dieser Schritt häufig mit Business-Process-Management-Software durchgeführt.
• Ausführung. Anschließend testet das Team die Strategie mit einer kleinen Gruppe als Proof of Concept, um sicherzustellen, dass sie funktioniert. Basierend auf den Bewertungen wird der Prozess langsam auf den Rest des Unternehmens ausgerollt.
• Überwachung. Während der Überwachungsphase beobachtet das Team den Workflow in der Praxis, bewertet etwaige Effizienzsteigerungen und identifiziert neue Hindernisse, die auftreten könnten.
• Optimierung. Abschließend nimmt das Team alle notwendigen Änderungen vor, um den Prozess anzupassen und zu verfeinern, damit die organisatorischen Aktivitäten und Ergebnisse weiter verbessert werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass das Business-Process-Management mit den Unternehmenszielen im Einklang bleibt und flexibel genug ist, um sich an neue Gegebenheiten anzupassen.

Arten des Business Process Management

Eine eingehendere Betrachtung von BPM zeigt seine vielfältige Natur, mit verschiedenen Versionen, die sich auf unterschiedliche Teile von Geschäftsprozessen konzentrieren. Diese Typen, einschließlich dokumentationsorientiertem, menschenorientiertem und integrationsgetriebenem BPM, stehen zur Verfügung, um den unterschiedlichen organisatorischen Bedürfnissen gerecht zu werden.

• Dokumentationsorientiertes BPM. Wichtige Dateien wie Verträge stehen im Mittelpunkt der Aktivitäten im dokumentationsorientierten BPM. Diese Strategie kommt insbesondere im Einkauf zum Einsatz, da sie Vereinbarungen zwischen Verbrauchern und Anbietern durch Papierarbeit und Genehmigungsschritte erstellt.
• Menschenorientiertes BPM. Dieser Typ betont die Bedeutung der Einbeziehung von Menschen, insbesondere wenn Genehmigungen erforderlich sind. Er bietet benutzerfreundliche Schnittstellen mit Drag-and-Drop-Tools, mit denen Teams Aufgaben zuweisen und verfolgen können, wer während des Prozesses für welche Aufgaben verantwortlich ist.
• Integrationsorientiertes BPM. Prozesse, die wenig bis gar keine menschliche Beteiligung erfordern, stehen im Mittelpunkt des integrationsorientierten BPM. Es hängt hauptsächlich von APIs und Protokollen für die Datenintegration zwischen Systemen ab und vereinfacht Prozesse im Customer Relationship Management (CRM) und Human Resource Management (HRM).

Business Management Software

Welche Lösungen ermöglichen effektives BPM? Die heutigen Business-Process-Management-Tools bieten ausgeklügelte Plattformen zur Transformation von Unternehmensabläufen. Jedes Produkt liefert ein einzigartiges Set an Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Abläufe beschleunigen, die Effizienz steigern und das Unternehmenswachstum vorantreiben können.

Darüber hinaus kann die Nutzung von Software zur Verwaltung von Geschäftsprozessen Arbeitsabläufe optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und datengestützte Entscheidungen unterstützen. Diese Business-Management-Softwarelösungen erhöhen die betriebliche Transparenz und helfen Unternehmen, sich an die sich verändernden Marktanforderungen anzupassen.

Chanty

Chanty bietet einen erfrischenden Ansatz für das Business Process Management, indem es professionelle Kommunikation und Aufgabenmanagement zu einer einheitlichen Plattform kombiniert. Es baut Silos ab und optimiert Arbeitsabläufe, indem es Teams in einem zentralen Arbeitsbereich zusammenführt. Zu den bemerkenswerten Funktionen dieses führenden BPM-Tools gehören Aufgabenboards und To-Do-Listen, die sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Projekte voranschreiten. Chanty zeichnet sich auch durch seinen Fokus auf die Optimierung der Kommunikation aus. Mit Funktionen für Audio- und Videokonferenzen bleibt das Team immer auf dem gleichen Stand, und die Integration mit beliebten Tools wie Google Drive und Dropbox sorgt für nahtloses Dateiteilen und Zusammenarbeit.

Studio Creatio Enterprise

An erster Stelle steht Studio Creatio Enterprise, das Tools zur besseren Verwaltung von Geschäftsprozessen bietet. Echtzeitdaten, automatisiertes Prozessmodellieren und anpassbare Prozesslösungen gehören zu seinen bemerkenswertesten Funktionen. Besonders hervorzuheben ist, dass es einfach zu bedienen und flexibel genug ist, um alle Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Die Software bietet eine kostenlose Testversion und wird auf Abonnementbasis abgerechnet.

Oracle BPM

Eine weitere beliebte Option ist Oracle BPM, bekannt für seine robusten Funktionen im Prozessmanagement. Zu seinen Fähigkeiten gehören Prozesssimulation, Automatisierung von Geschäftsregeln und fortschrittliche Integrationsmöglichkeiten. Die Software hebt sich durch ihre unternehmensweit einsetzbare Funktionalität und Skalierbarkeit hervor. Preispakete sind auf Anfrage erhältlich.

Tibco BPM

Als nächstes folgt Tibco BPM, das dafür bekannt ist, komplexe Geschäftsprozesse benutzerfreundlich zu gestalten. Zu den herausragenden Funktionen gehören intelligente Analysen, Prozessdaten und dynamisches Fallmanagement. Das Hauptverkaufsargument ist, dass es in komplexen, hochbelasteten Prozessumgebungen performt. Dies macht Tibco zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen, die nach robuster Software für das Geschäftsmanagement suchen. Die Software bietet eine kostenlose Testversion. Für Preisinformationen können Sie den Anbieter kontaktieren, um ein Angebot anzufordern.

Pipefy

Aufgrund seiner Einfachheit und Anpassungsfähigkeit sticht Pipefy als BPM-Tool hervor. Maßgeschneiderte Workflows ermöglichen es Unternehmen, schnell Verfahren zu entwickeln, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Automatisierte E-Mails verbessern die Effizienz der Kommunikation. Mit der Fähigkeit, sich mit beliebten Apps zu verbinden, ist Pipefy vielseitig für verschiedene Arbeitssituationen. Das Tool bietet eine kostenlose Testversion und verschiedene Abonnementpläne für Unternehmen jeder Größe, was es zu einer praktischen Wahl macht.

Appian BPM

Eine der bemerkenswertesten Funktionen von Appian BPM ist die Geschwindigkeit, mit der Anwendungen erstellt werden können. Es verfügt über Process Mining, KI-gesteuerte Automatisierung und Low-Code-Entwicklungsfunktionen. Die schnelle Bereitstellung von Appian BPM ist das, was es von anderen abhebt. Die Plattform bietet einen kostenlosen Plan zusätzlich zu den monatlichen Paketen.

Nintex

Mit seinem benutzerfreundlichen Design und fortschrittlicher Workflow-Automatisierung hat Nintex einen Namen in der BPM-Branche als führende Business-Management-Software gemacht. Wichtige Funktionen umfassen das mobile Workflow-Management, mit dem Geschäftsprozesse remote verwaltet werden können, sowie die Dokumentenerstellungsfunktionen, die für reibungslose Papierabläufe entscheidend sind.

Was Nintex besonders auszeichnet, ist die Konnektivität mit Plattformen wie SAP und SharePoint, was es zu einem All-in-One-Tool für eine breite Palette von Geschäftsanforderungen macht. Die Software bietet eine kostenlose Testversion für diejenigen, die ihre Funktionen erkunden möchten. Abonnementpläne sind für Unternehmen unterschiedlicher Art und Größe verfügbar, um die Kosten und Erlösrechnungsrichtlinien zu verstehen und die Betriebskosten des Unternehmens zu senken.

Kissflow

Mit seinen benutzerfreundlichen und fortschrittlichen BPM-Funktionen ist Kissflow ideal für Unternehmen jeder Größe. Robuste Integrationen, einheitlicher Datenzugriff und No-Code-Workflows gehören zu seinen Highlights. Die Kosten und Intuitivität von Kissflow sind seine herausragenden Merkmale. Es bietet sowohl reguläre als auch maßgeschneiderte Preispakete an.

Anwendungsfälle des Business Managements

Anstatt ein rein theoretisches Thema zu bleiben, hat sich BPM in zahlreichen realen Szenarien als wertvoll erwiesen. Business Management ist entscheidend, um die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit in vielen Branchen zu steigern, darunter Einzelhandel, Medien, Personalwesen und Kundenservice.

• Auftragsabwicklung. Betriebliche Effizienz wird in der Auftragsabwicklung durch BPM erreicht. Mit einem kundenorientierten Ansatz werden Aspekte wie Auftragsaufnahme, Sonderangebote und der gesamte Erfüllungszyklus verwaltet, um die Kundenerfahrung zu verbessern und den Unternehmenswert zu steigern.
• Inhaltsverteilung. Die Automatisierung der Inhaltsplanung und -veröffentlichung ist das Ziel von BPM für Medienunternehmen. BPM erleichtert den Weg von der Produktion bis zur Veröffentlichung, indem es Tools entwickelt, die reibungslos mit Rechten und Content-Management, Traffic- und Arbeitsauftragsystemen zusammenarbeiten.
• Banken. Die Bewertung potenzieller Kreditrisiken ist ein wesentlicher Bestandteil des Kreditvergabeprozesses für Verbraucher und Unternehmen. Dazu müssen Informationen aus verschiedenen Quellen, wie Arbeitgebern, Antragstellern und Kreditbüros, zusammengetragen werden. BPM vereinfacht den Prozess der Kreditwürdigkeitseinschätzung, indem es den Datenfluss effizient verwaltet und Fehler reduziert.
• Personalwesen. Mit BPM können Personalabteilungen ihre Personalakten und Arbeitsabläufe verwalten, ähnlich wie es in Online-MBA-Schulen der Fall ist. Es erledigt HR-Papierkram schnell, einschließlich Leistungsbewertungen, Stundenzettelgenehmigungen, Urlaubsanfragen sowie die Einstellung und das Ausscheiden von Mitarbeitern.
• Finanzen. Ein Anwendungsfall von BPM im Finanzsektor ist die Erstellung von Standardvorlagen für Bestellungen. Es ermöglicht verschiedenen Teams, Hardware oder Software für das Unternehmen schnell zu kaufen. BPM macht es auch möglich, maßgeschneiderte Workflows für spezifische Einkaufsfälle zu erstellen.
• Kundenservice. Schließlich vereinfacht BPM den Kundenservice, indem es häufig gestellte Fragen für Chatbots bestimmt und die Arbeitsbelastung in Zeiten hoher Service-Nachfrage reduziert. Es automatisiert Verfahren und liefert individuellere Kundenantworten, indem es Transkript-Daten von Bots und Kontaktzentren verwendet, wodurch die Gesamtqualität des Service verstärkt wird.

Business Management: Ein Katalysator für das Unternehmenswachstum

Organisationen müssen Business Process Management (BPM) einsetzen, um ihre Abläufe transparenter, effizienter und flexibler zu gestalten. Es verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden interagieren; es gibt den Mitarbeitenden mehr Verantwortung und fördert eine Kultur des kontinuierlichen Wachstums.

Speziell entwickelt, um den sich wandelnden Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden, bieten BPM und seine hochmodernen Tools maßgeschneiderte Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Business-Management-Software integrieren. In dieser Ära des Wandels müssen Organisationen Veränderungen annehmen und sich durch Komplexität navigieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Business-Management-Tools spielen eine entscheidende Rolle auf diesem Weg, indem sie die notwendige Unterstützung bieten, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und Ressourcen zu optimieren. BPM erreicht dies, indem es eine Möglichkeit bietet, die Leistung strategisch zu verbessern, indem es Aktivitäten optimiert. Darüber hinaus sorgt seine Vielseitigkeit bei der Anpassung an unterschiedliche Geschäftsumfelder dafür, dass es in verschiedenen Sektoren und Phasen weiterhin nützlich bleibt, wodurch es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen wird, das seine Prozesse effektiv verwalten möchte.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Wandel vollziehen. Beginnen Sie noch heute, lernen Sie mehr über Business-Process-Management-Tools und starten Sie den Weg zur operativen Exzellenz. Lassen Sie BPM der Motor sein, der Ihr Unternehmen vorantreibt. Mit dieser Software können Sie auf bessere Verfahren, organisatorische Agilität und größere Kundenzufriedenheit zählen.